Managementul resurselor umane a intrat intr-o noua etapa de evolutie in care aplicatii specializate schimba modul de interactiune in interiorul unei organizatii. Nevoia de astfel de aplicatii este cu atat mai mare in aceasta perioada, in care pandemia ne-a aratat ca organizatiile trebuie sa fie versatile, sa se adapteze rapid la schimbari, sa isi reduca dependenta de anumite resurse interne si sa isi optimizeze costurile dar mai ales sa elimine cat mai mult eventualele discountinuitati sau situatii nepravazute care pot aparea.
In ultima vreme, nu numai ca astfel de aplicatii si-au dovedit eficienta in optimizarea fluxurilor organizationale, dar mai mult decat atat, in contextul multiplelor schimbari legislative, au devenit indispensabile. Sistemele informatice pentru captarea timpului de lucru zilnic sunt cea mai viabila alternativa la vechea condica de prezenta, contribuind la eficientizarea timpilor alocati completarii fiselor zilnice de pontaj cu procente de peste 70%.
Acesta este si cazul modulului de pontaj Time MyStaff, dezvoltat de Smartree Romania, a carui utilitate este cu atat mai mare in contextul in care angajatorii au obligatia de a tine evidenta orei de incepere si orei de sfarsit a programului de lucru iar o prte din angajati lucreaza in regim de telemunca.
Colectarea datelor privind prezenta si absenta salariatilor poate deveni greoaie in lipsa unui soft specializat si poate genera erori atunci cand datele sunt procesate in fisiere excel, mai ales cand ne raportam la un numar mare de angajati.
Pontajele reprezinta in ziua de azi o parte importanta din eficienta operationala si cresterea productivitatii companiei prin descentralizarea activitatilor de pontaj de la nivelul departamentului de HR catre zona operationala si implicarea si responsabilizarea angajatilor si managerilor in colectarea si aprobarea evenimentelor de timp. Acest proces a dus la o crestere a randamentului angajatilor prin evidentierea timpului alocat activitatilor si proiectelor.
Softuri de pontaj pentru o digitalizare accelerata
Desi modificarea legislativă adusa Codului muncii complica viaţa angajatorilor, softul de pontaj Time, parte integrata a aplicatiei de HRMS, MyStaff, tine o evidenta clara a orelor de intrare si de iesire, a orelor lucrate pe timp de zi sau noapte, a orelor suplimentare, a orelor recuperate ori lucrate in timpul unor sarbatori legale.
Aplicatia MyStaff Time gestioneaza si pontarea angajatilor in ture, in care numarul de ore lucrate in luna este diferit de numarul orelor lucratoare din luna. Acest lucru este posibil prin gestionarea orelor in plus sau in minus si compensarea acestora lunar. Ceea ce usureaza cel mai mult munca este faptul ca fisele de pontaj pot fi precompletate pentru fiecare angajat in parte cu un numar de ore lucrate egal cu norma in vigoare, in zilele lucratoare conform legii. In acest fel, utilizatorii nu trebuie sa completeze pontajul pentru fiecare zi, ci doar sa editeze exceptiile si sa faca cereri, atunci cand este cazul.
Pontajul electronic nu ofera avantaje doar angajatorilor, ci si angajatilor. Acestia dispun de informatii in timp real prin accesul la o platforma web-based in care pot vizualiza rapoarte cu orele lucrate, situatia concediilor de odihna si pot de asemenea initia diverse cereri, ca de exemplu cele de absenta. Mai mult decat atat, folosind un soft de pontaj, o data colectate datele, la sfarsitul lunii, acestea sunt transferate direct in modulul Payroll, unde are loc calculul salarial efectiv.
Suntem martorii unei evoluții tehnologice cu impact direct asupra managementului resurselor umane, dar sa nu uitam ca si evolutia resurselor umane schimba modul in care abordam platformele tehnologice ce ajuta la cresterea performantelor unei companii si fac viata angajatilor mai usoara.
